A perfect blend: een wereldwijde IT-samenwerking voor JDE Peet’s

Als wereldwijd marktleider in koffie staat Jacobs Douwe Egberts (JDE Peet’s) voor kwaliteit en innovatie. Diezelfde ambitie lag ten grondslag aan het grote wereldwijde IT-project binnen de organisatie: de migratie van meer dan 6.000 devices van Windows 10 naar Windows 11 én een volledige overstap naar Modern Device Management via Microsoft Intune.

Voor dit grote project werkte JDE nauw samen met Illuminet (voor projectmanagement en planning) en Provisioned (voor solutioning, design, techniek, implementatie en change management). Wat voor Provisioned begon als een backfill-positie voor ondersteuning in het End User Services-team van JDE, groeide uit tot een volledig IT-project waarin technische expertise én samenwerking centraal stonden. In deze case lees je de aanpak en het behaalde resultaat.

Een gestructureerde wereldwijde operatie

De omvang van het project was aanzienlijk:

• 6.500+ devices voor een in-place upgrade naar Windows 11 en beheer via Intune
• 2.500+ devices voor complete device refresh en beheer via Intune en Autopilot

Illuminet bracht structuur in het grote IT-project. Scherpe planningen en heldere statusupdates bewaakten de voortgang continu. Wekelijkse projectmeetings zorgden voor overzicht, met dagelijks contact tijdens de drukste fase van het project.

Het projectmanagement was precies volgens de verwachting van Floris, Global IT End User Services Manager bij JDE Peet’s en namens JDE onderdeel van het projectteam. Hoewel Floris toegeeft dat sommige onderdelen, zoals de testfase voor Windows Autopilot, meer tijd hadden mogen krijgen, werd binnen de beschikbare tijd een duidelijk proces neergezet. Door issues scherp te monitoren en acties strak op te volgen, bleven alle partijen voortdurend aligned. Dat zorgde voor structuur in de wereldwijde operatie.

Grip houden op een complexe migratie

Het project moest worden uitgevoerd zonder onderbreking van de dagelijkse operatie van het wereldwijd opererende JDE. Door wekelijkse updates en nauw overleg met JDE’s interne IT-architecten en serviceproviders bleef het projectteam in controle. Ook in de fase waarin duizenden devices wereldwijd werden geüpgraded.

Een onverwacht obstakel ontstond door devices die al langere tijd ‘onder de radar’ waren verdwenen. Omdat ze meer dan 90 dagen niet waren gebruikt, werden deze niet zichtbaar in beheerportalen en kon het projectteam geen upgrade naar deze devices pushen. Om dit te ondervangen werden deze devices bij de serviceprovider standaard gemarkeerd voor een verplichte upgrade vóór heruitgifte. Zo wordt ook deze 'stille' achterstand structureel opgelost.

Het Provisioned projectteam

Centrale regie met lokale communicatie

Zowel Illuminet als Provisioned communiceerden constructief en hadden waar nodig directe lijnen met JDE Peet’s lokale IT-teams wereldwijd. Zo kon snel en effectief worden geschakeld, waar ter wereld dat ook nodig was.

Het team bewoog ook flexibel mee met de behoefte aan extra contactmomenten bij JDE Peet’s. Ook richting eindgebruikers verliep de communicatie gestructureerd. Provisioned gaf webinars en ontwikkelde passend Change Management- en adoptiemateriaal voor alle medewerkers.

Modern device management op wereldschaal

Provisioned speelde een centrale rol in de technische invulling van het project:

• Solution design en architectuur voor Intune en Autopilot
• Device targeting en Windows 10 naar 11 upgrade
• Provisioning van nieuwe devices via Windows Autopilot
• Migratie van traditionele GPO’s naar moderne MDM-configuraties (“MDM wins over GPO”)
• Change en adoptiemanagement richting eindgebruikers

Zoals Floris het omschreef: “We wisten al dat Martijn de juiste technische skills heeft. Het vertrouwen was volledig terecht. Het solution design dat het team leverde was van hoge kwaliteit. Beter dan we voorheen gewend waren.”

De technische complexiteit zat vooral in de implementatie van Windows Autopilot. Wereldwijde netwerken en lokale infrastructuren bleken niet overal gelijk. Wat in eerdere fases logisch leek, hield in sommige regio’s geen stand. Deze verschillen waren niet altijd te voorspellen. Door als team flexibel te blijven werd elke uitdaging opgelost.

Het ‘extra stapje’ dat verschil maakt

JDE Peet’s ervoer een gevoel van echt partnerschap. Vanuit zowel Illuminet als Provisioned was er een sterke betrokkenheid en de bereidheid om verder te gaan dan alleen de afgesproken scope. Zo sprong Martijn regelmatig bij in de backfill-rol van JDE Peet’s End User Services architect. Ook als dat vragen buiten zijn directe projecttaken betrof.

A perfect blend voor JDE Peet’s

De IT-uitdaging voor JDE Peet’s was omvangrijk en complex. Dankzij de nauwe samenwerking tussen JDE Peet’s, Illuminet en Provisioned werd het project succesvol en met minimale verstoring uitgevoerd.

Floris vat samen: “Absoluut een samenwerking die we in de toekomst opnieuw zouden willen.”

Zet ook jouw volgende stap in de IT. Maak nu een afspraak voor persoonlijk advies van een van onze specialisten.