Implementatie van de Modern Workplace
De samenwerking startte met het moderniseren van alle IT-werkplekken op het kantoor in Den Bosch. Vijf werkplekken kregen twee schermen per bureau, er kwamen uniforme laptops en er kon worden gewerkt vanuit één gedeelde digitale werkomgeving. Deze modernisering betekende een duidelijke professionaliseringsslag voor Stichting Leergeld Den Bosch, waar IT-zaken grotendeels intern en ad hoc werden opgelost.
Hardware beheer
Naast twee vaste medewerkers en drie vrijwilligers op kantoor werkt Stichting Leergeld Den Bosch met een schil van zo’n 10-15 intermediairs. Sophia van Thiel, Coördinator Leergeld Den Bosch, is dan ook erg blij dat Provisioned ontzorgt in het beheer van álle hardware. De laptops worden beheerd, geïnstalleerd en geconfigureerd door Provisioned en ook wordt proactief geadviseerd over het juiste moment om nieuwe hardware aan te schaffen. Stichting Leergeld is, uiteraard, een stichting en is daardoor extra gebaat bij de kostenbewuste keuzes die met behulp van Provisioned kunnen worden gemaakt.
Ze ontzorgen compleet in de installatie van hardware. Zo werkte één bestuurslid op een MacBook en wilde deze behouden. Martijn zorgde ervoor dat alles zo werd geïnstalleerd dat ook de hele omgeving gewoon goed op zijn laptop werkte.
Sophia van Thiel
Coördinator Leergeld Den Bosch
Eerstelijns IT support
Op dit moment is de belangrijkste rol van Provisioned het bieden van eerstelijns IT-support. Sophia is zeer te spreken over de bereikbaarheid van Provisioned en kan direct bellen met Martijn of Thomas als er iets aan de hand is. En dat geldt ook voor alle intermediairs. Zij kijken op afstand mee op het scherm en lossen de dagelijkse IT-problemen, zoals problemen met de authenticator (MFA), toegang tot accounts en systemen en ‘verdwenen’ mappen of bestanden, direct op.
Inrichting en optimalisatie van systemen
Provisioned helpt ook proactief bij het verbeteren van de IT-structuur. Zo is er recent een upgrade uitgevoerd op basis van rechten, waarbij specifieke gebruikersgroepen alleen de mappen zien die voor hen relevant zijn. Gebruikers hebben op deze manier meer overzicht, maken minder fouten en kunnen sneller werken. Vooral voor de intermediairs, die slechts sporadisch in het systeem werken, is dit een uitkomst. Een relatief kleine wijziging maakt zo een groot verschil in het dagelijkse werk van de medewerkers van Stichting Leergeld Den Bosch.
Samen bouwen aan een soepelere werkdag
Zo’n drie keer per jaar komen Martijn, Thomas en Sophia samen om bij te praten en nieuwe projecten te bespreken. Zo maken ze continu het werk van Sophia en haar collega’s nóg makkelijker. Denk aan:
- Herstructurering van mailboxen (is voltooid)
Leergeld hanteerde mailboxen per onderwerp, met elk een eigen verantwoordelijke. Denk aan bijvoorbeeld schoolzaken, fietsen en zwemles… Dit zorgde voor veel fouten en miscommunicatie. Met de hulp van Provisioned is nu overgegaan naar één centrale mailbox.
- Microsoft Autopilot voor automatische onboarding
In de toekomst zal de onboarding van nieuwe medewerkers worden geautomatiseerd met Microsoft Autopilot. Nieuwe laptops worden automatisch voorzien van alle juiste accounts, software en toegangen.
- Telefonie naar Microsoft Teams
Leergeld stapt naar alle waarschijnlijkheid binnenkort ook over op Microsoft Teams voor telefonie. Op termijn zal dit de organisatie veel kosten besparen én biedt het nieuwe mogelijkheden voor innovaties, zoals een WhatsApp-integratie.
Technologie met maatschappelijke impact
Sophia is erg blij met de samenwerking met Provisioned. De persoonlijke aanpak, korte lijnen en het proactief meedenken maken voor haar echt het verschil. Dankzij de kostenbewuste en proactieve samenwerking kan Stichting Leergeld Den Bosch zich volledig focussen op haar missie: alle kinderen laten meedoen. En dat zonder IT-zorgen.
Benieuwd naar wat Provisioned voor jouw organisatie kan betekenen? Lees onze andere cases, ontdek onze diensten of neem direct contact met ons op!
